As reclamações são recebidas separadamente pela Administração e pelo Diretor de Conformidade, garantindo assim sua independência. Se for considerada necessária, a pesquisa é terceirizada. As pessoas envolvidas na investigação também estão sujeitas ao dever de confidencialidade e à política de privacidade

De acordo com as disposições dos regulamentos atuais de proteção de dados, as empresas que compõem a Aresa com acesso ao Canal são responsáveis pelo processamento, gerenciamento e armazenamento dos dados pessoais de todas as pessoas envolvidas em consultas e reclamações. Tanto esses quanto os especialistas externos contratados cumprem as medidas técnicas e organizacionais necessárias para garantir a segurança dos dados e evitar sua alteração, perda e tratamento ou acesso não autorizado

A plataforma foi projetada para aplicar as regulamentações atuais sobre a proteção de dados pessoais, especificamente o Artigo 24, dos canais de denúncia.

Algumas dicas para obter o máximo de anonimato, além de informar que a denúncia é anônima, são:

· Certifique-se de que a descrição da comunicação não inclua informações com as quais seja fácil identificá-lo. O mesmo se aplica aos documentos que você anexa como possível evidência

· Não relate de um computador conectado à rede da empresa, incluindo um telefone celular conectado ao Wi-Fi corporativo. O Ithikios não registra informações, mas antes de chegar aos nossos sistemas, elas devem passar por nossos próprios sistemas de controle, como proxies ou firewalls, e podem haver configurações que nos permitam saber a quais serviços ele está se conectando

· Você pode usar o navegador TOR de código aberto, que anonimiza o endereço IP.

No processo de reclamação, você pode decidir se deseja denunciar seus dados pessoais ou não. Se você decidir não fazer isso, deverá estabelecer seu próprio acompanhamento por meio do canal de reclamações para ver o progresso e a resolução. O canal fornecerá um nome de usuário e uma senha para acessar o andamento da reclamação. O canal é independente da empresa e não registra informações sobre o IP a partir do qual se conecta.

O importante é agir de boa fé e que haja motivos para acreditar que os fatos relatados são verdadeiros. A ARESA não espera que o denunciante investigue os fatos. O Comitê de Ética deve assumir essa função. Se a investigação concluir que não houve violação e se concluir que o notificador agiu de boa fé, o notificador não deve temer nenhum tipo

O canal de denúncias, também conhecido como canal ético ou de denúncia, é a ferramenta confidencial (e anônima) que permite que funcionários, fornecedores, colaboradores ou qualquer outra parte interessada relacionada à ARESA denunciem suspeitas, entre outras, de crimes, fraude, corrupção, suborno, violações de políticas ou leis dentro da organização ou qualquer outro comportamento antiético.

O canal de reclamações opera em uma plataforma externa, https://ithikios.com. Essa empresa recebe reclamações e as envia automaticamente à empresa para avaliação. Os servidores ithikios estão em CPDs em território europeu. Seus dados são criptografados para evitar ao máximo os riscos de intrusão

Infelizmente, e por motivos de segurança, somente o alertador sabe seu código de acesso e senha. Se você perder algum deles, não conseguirá acompanhar a comunicação, isso não significa que a comunicação não termine, simplesmente que você não poderá ver como está progredindo ou fornecer mais informações se a empresa exigir

Sim O canal está aberto a todas as pessoas que possam ajudar a detectar atividades ilegais ou antiéticas

O Comitê de Ética comunicará a aceitação da reclamação/consulta dentro de um período máximo de 7 dias. O prazo para resolução de consultas será de no máximo 90 dias, a menos que a complexidade do caso exija justificadamente um período de tempo maior